¿Nube u on-premise? Esta es una pregunta que los proveedores de servicios de financiación de cuentas por cobrar llevan mucho tiempo haciéndose. No existe una respuesta estándar a esta pregunta, ya que influyen diversos factores internos y estratégicos. Como en cualquier decisión, hay que responder a todos los pros y los contras con respecto a la pregunta central «¿Cuáles son los beneficios?». Por supuesto, cuando se trata de la financiación de derechos de cobro (como con las transacciones financieras en general), hay áreas sensibles que deben considerarse en primer lugar y -digamos- otros criterios secundarios que deben tenerse en cuenta. En este punto, echemos un vistazo a los factores clave con el fin de proporcionarle una base inicial para su decisión.
Seguridad y actualizaciones
La conformidad y la seguridad son cuestiones que los proveedores de servicios deben tener siempre presentes. ¿Hasta qué punto están seguros los datos de los clientes? ¿Y las actualizaciones y copias de seguridad? ¿Quién asume generalmente el riesgo? Es una falacia pensar que los datos almacenados in situ son mucho más seguros que los alojados en la nube. Las medidas de seguridad de las aplicaciones SaaS suelen ser de muy alto nivel. En última instancia, a los respectivos proveedores de servidores e informática les interesa satisfacer a sus clientes (proveedores de SaaS) y no ahuyentarlos con fugas de datos y ataques de hackers.
Además, se realizan copias de seguridad automáticas para garantizar la seguridad necesaria en caso de fallo de los datos. El mantenimiento y la asistencia también están en manos del proveedor de SaaS, para que los usuarios no tengan que preocuparse por ellos. Además, las aplicaciones reciben constantemente nuevas actualizaciones, lo que permite estar siempre al día. Todo esto también se puede hacer in situ, pero hay que planificar recursos independientes para cada una de las áreas mencionadas (seguridad, copias de seguridad, actualizaciones, mantenimiento y soporte), lo que conlleva los costes correspondientes. No hay que olvidarlo: Si confías en tu propio almacenamiento y gestión de datos, también asumes todo el riesgo. Esto sólo ocurre de forma limitada en el caso del Saas, en el que el responsable es el proveedor correspondiente.
Menor tiempo de comercialización
Además de la seguridad, hay otros criterios de mayor importancia, al menos para muchas empresas de nueva creación y nuevos participantes en el mercado. Nos referimos tanto a los procesos que se encuentran al principio de su utilización, es decir, la implantación y la disponibilidad, como a factores que sólo pueden ser importantes después de la puesta en marcha: Escalabilidad y funcionalidades. Con el concepto Saas, la implantación (también conocida como onboarding) suele llevar relativamente poco tiempo. Aquí también hay que tener en cuenta algunas cosas, como una asignación fija de funciones en términos de responsabilidades y la correcta integración de la solución SaaS en el flujo de trabajo interno. Pero, en principio, el usuario de SaaS puede poner la aplicación a disposición de sus usuarios finales muy rápidamente, es decir, el plazo de comercialización es mucho más corto que con una implantación in situ.
Esto significa que, además de ahorrar costes, podrá introducirse en un mercado con relativa rapidez. El hecho de que la aplicación también pueda manejarse desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo hace aún más atractiva la variante SaaS. La rapidez y la amplia disponibilidad son ventajas competitivas sencillamente decisivas.
Escalabilidad y características
La escalabilidad se cita como una de las ventajas de las soluciones SaaS. El pago por uso permite adaptarse con relativa rapidez al crecimiento del usuario o a las circunstancias económicas en general. En este caso, las soluciones in situ no pueden seguir el ritmo y no son una opción ideal desde la perspectiva del usuario en caso de crecimiento previsible y/o turbulencias del mercado. ¿Qué hay de las características disponibles de una aplicación? SaaS también gana puntos aquí, ya que se pueden añadir funcionalidades adicionales de forma flexible. Aunque este tipo de personalizaciones también son posibles en las instalaciones, suelen requerir mucho más esfuerzo. Otra ventaja que no debería pasar desapercibida en este punto son los periodos de cancelación más cortos con SaaS. En última instancia, esto también significa más flexibilidad
Es obvio: las soluciones Saas también son imprescindibles hoy en día para la financiación de cuentas por cobrar, aunque no necesariamente para todos. Para las empresas de nueva creación o los nuevos lanzamientos al mercado, no hay más remedio. SaaS también es la elección correcta para aquellos que quieren seguir siendo muy flexibles más adelante. En definitiva, se trata de ahorrar costes y tiempo, con una flexibilidad significativamente mayor y una seguridad aceptable. Por supuesto, SaaS no es un éxito seguro ni un paquete despreocupado para todo, aunque lo parezca. Hay que vigilar constantemente los procesos y hacer ajustes si es necesario. Los informes exhaustivos y las alertas integradas ayudan en este sentido.
Visión general: los pasos hacia la aplicación en la nube*.
Lleguemos al punto en el que ya sabe que quiere migrar su negocio de factoring a la nube, pero aún no tiene ni idea de cómo, cuándo y con quién. He aquí algunas preguntas para las que debería encontrar las respuestas adecuadas antes de empezar. De lo contrario, su pretendido viaje a la nube puede llevarle rápidamente a la decepción.
1. fijar objetivos: Pregúntese dónde quiere estar usted o su empresa dentro de uno o cinco años. Las metas que fije deben estar siempre en consonancia con los requisitos y objetivos empresariales de la empresa
2. definir una estrategia: Defina una estrategia y un calendario vinculante. ¿Cuándo deben alcanzarse los objetivos? ¿Es realista el calendario? ¿Está la estrategia en consonancia con el objetivo general de la empresa?
3. seleccionar al proveedor: Ahora es el momento de buscar la tecnología o el proveedor adecuados. En última instancia, sus objetivos y estrategias desempeñarán un papel importante aquí. Independientemente de ello, debe buscar soluciones que sean, ante todo, suficientemente flexibles y escalables.
4. Forme un equipo: Seleccione en su empresa a compañeros cualificados y motivados para acompañar todo el proyecto. Por regla general, el proveedor correspondiente también pondrá a su disposición expertos que le asesorarán técnicamente desde el primer día, lo que evitará ineficiencias innecesarias.
5 Realizar la migración: ¿Qué datos deben migrarse a la nube? Esto lo decide usted junto con los expertos del proveedor. Una vez realizadas con éxito las migraciones de prueba y aceptadas, se lleva a cabo la migración completa final, esperemos que sin problemas ni pérdidas.
6. Puesta en marcha y gestión: Tras la puesta en marcha en la nube, has dado un paso importante: ¡enhorabuena! Pero ahora toca vigilar constantemente la aplicación y su rendimiento. ¿Se están desarrollando las cosas (como la reducción de costes) como había imaginado? Si no es así, hay que hacer los ajustes necesarios a tiempo.
* Con referencias al artículo de Kevin Davis: «Cómo migrar (con éxito) a la nube» (2023)
