efcom: Herr Eisler, friendWorks gibt es nun seit 2013. Was war die ursprüngliche Idee dahinter und was bieten Sie in 2022?
friendWorks: Drei ehemalige Kollegen, deren berufliche Wege sich zwischenzeitlich getrennt hatten, hatten die Vision, gemeinsam etwas auf die Beine zu stellen – so wurde die friendWorks ins Leben gerufen. Die Idee dabei war, ein berufliches Umfeld zu schaffen, in dem nicht wirtschaftliche Interessen im Vordergrund stehen, sondern vielmehr der respektvolle Umgang miteinander, sowohl untereinander als auch mit Kunden und Lieferanten. Der wirtschaftliche Erfolg ergibt sich dann wiederum als logische Konsequenz solchen Handelns. Diese Philosophie sollte sich dabei nicht nur im Firmennamen widerspiegeln, sondern auch aktiv gelebt werden. Heute – knapp neun Jahre später, mit inzwischen 21 friendWorkerinnen & friendWorkern und über 200 Kunden – sehen wir uns darin bestätigt, dass der eingeschlagene Weg der richtige war. Auch im Jahr 2022 bieten wir unseren Kund*innen und Partner*innen hervorragende Lösungen und Services mit messbarem Mehrwert rund um die Themen Belegerkennung, elektronische Archivierung sowie Dokumenten- und Workflowmanagement.
efcom: efcom und friendworks sind seit ein paar Monaten Kooperationspartner. Wie ist es dazu gekommen?
friendWorks: Wir unterstützen die TEBA Kreditbank bereits seit einigen Jahren bei der Belegerkennung rund um Rechnungen im Factoring-Bereich. Die TEBA Kreditbank ist auch Kundin der efcom und nutzt ef3 als Factoring-Anwendung. Bei der TEBA war und ist man mit beiden Leistungen sehr zufrieden – so kam die Idee auf, bei der efcom anzufragen, inwieweit Interesse an einer Kooperation besteht. Immerhin lassen sich unsere Lösungen optimal miteinander einsetzen und bieten Factoring-Banken einen enormen Mehrwert in der automatisierten Verarbeitung von eingereichten Rechnungen. Bei der efcom sind wir damit auf offene Ohren und Türen gestoßen und nun stolz darauf, von einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit berichten zu können. Immerhin gehört die efcom zu den Marktführern auf dem europäischen Factoring-Markt. Ich denke, es ist aber nicht nur eine Win-Win-Situation für beide Unternehmen. Vor allem die Kund*innen gehen dabei als Gewinner*innen hervor – und das ist nun mal der Ansporn, der uns beide – sowohl die efcom als auch die friendWorks – tagtäglich treibt.
efcom: Im Factoring-Business hat man es mitunter mit zigtausenden von Rechnungen zu tun, die Software-seitig importiert werden müssen für eine entsprechende Weiterverarbeitung. Das Problem: Viele Kunden können Rechnungen nur als PDF oder gar physisch liefern. Wie können Sie hier weiterhelfen?
friendWorks: Zu Beginn eines jeden Rechnungsprozesses steht der Eingang der Rechnung. Dabei können wir sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen für Kund*innen digital verarbeiten. Mithilfe von Hochleistungs-Scan-Applikationen werden die Papierdokumente digitalisiert. Im nächsten Schritt werden die Rechnungsinhalte automatisiert aus den Dokumenten extrahiert, intelligent analysiert und anschließend für den weiteren Verarbeitungsprozess in den führenden Applikationen wie den Lösungen der efcom bereitgestellt.
Bei Rechnungen, die bereits in PDF-Form vorliegen, entfällt der Digitalisierungsvorgang – die Dokumente werden automatisiert an die Extraktion und die Folgeprozesse übermittelt. Somit können auch mehrere tausend Rechnungen pro Tag problem- und mühelos verarbeitet werden.
In diesem Zusammenhang stellen wir auch ein elektronisches Archiv zur Verfügung, in dem die Dokumente gesetzeskonform und somit revisionssicher archiviert werden können.
Die nahtlose Integration von friendWorks in ef3 – der Kern-Software der efcom – rundet den Prozess aus Sicht unserer Kund*innen ab: Sie können sich darauf verlassen, dass ihre Rechnungen ohne Verlust digital bereitgestellt und im mächtigen ef3-System abgebildet bzw. dort weiterverarbeitet werden. Das ist eine riesige Erleichterung und verkürzt wichtige Prozesse im Factoring wesentlich. Somit wird die schlagkräftige Kombination aus friendWorks und ef3 zu einem echten Wettbewerbsfaktor.
efcom: Inwiefern unterscheiden sich Ihre Dienstleistungen in dem genannten Bereich von denen anderer Anbieter? Ist friendWorks besonders effizient – und wenn ja, warum?
friendWorks: Ich würde sagen, hier greift wieder unser Anfangsgedanke: Solange wir den Nutzen für die Kundin/den Kunden in den Vordergrund unseres Tuns stellen, ergibt sich der wirtschaftliche Erfolg quasi von allein. Ist die Kundin/der Kunde zufrieden und werden die Erwartungen vielleicht sogar übererfüllt, profitiert letztendlich auch die friendWorks als Organisation davon.
Wir sind stolz darauf, dass unsere Kund*innen und Partner*innen über viele Jahre hinweg stets auf dieselben Ansprechpartner bei friendWorks zugreifen können und sich so ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis entwickelt hat. Durch dieses enge Miteinander wird uns die Möglichkeit gegeben, die Entwicklungen unserer Kunden miterleben und – was die Digitalisierung bestimmter Geschäftsprozesse betrifft – teilweise sogar mitgestalten zu dürfen. Das 21-köpfige friendWorks Team hat großen Spaß daran, seine jahrelangen Erfahrungen in der DMS-Welt stets weiterzuentwickeln.
efcom: Welche Systemvoraussetzungen müssen seitens des Factoring-Unternehmens erfüllt sein, damit es die Services von friendWorks überhaupt in Anspruch nehmen kann?
friendWorks: Das hängt ganz davon ab, ob die Kundin/der Kunde die Software-Lösung selbst (on-prem) betreiben möchte oder wir die Lösung als sogenannten Managed Service bereitstellen. Bei einem on-prem Betrieb benötigt die Kundin/der Kunde Standard Microsoft Komponenten wie einen Windows Server sowie einen Microsoft SQL-Server. Im Rahmen eines Managed Service Modells hingegen stellen wir die Infrastruktur bereit und binden die Services an das Netzwerk der Kundin/des Kunden an. Dabei kann natürlich jederzeit ein Wechsel von einer Variante zur anderen stattfinden.
efcom: Ein effizienter Workflow ist ja nicht erst seit der Digitalisierungswelle ein wichtiger Erfolgsfaktor. Mit der Digitalisierung ändern sich allerdings die Anforderungen, Straight-Through-Processing (STP) ist hier ein Stichwort. Was können Sie im Zusammenhang mit eigenen Kundenprojekten beobachten? Wohin geht die Reise bei den meisten Unternehmen?
friendWorks: Wir beobachten eigentlich immer, dass versucht wird, manuelle Aufwände zu minimieren, um die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen möglichst wertschöpfend nutzen zu können. Somit geht es größtenteils darum, Prozesse – soweit möglich und sinnvoll – zu automatisieren. Selbstlernende Systeme und künstliche Intelligenz spielen bereits heute eine Rolle, werden unsere Lösungen in der Zukunft aber sicherlich noch stärker unterstützen.
Oftmals werden uns direkt nach erfolgreichem Projektabschluss (teilweise bereits währenddessen) von der Kundin/vom Kunden Bedarf an Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse gemeldet, etwa für die Themen digitale Vertrags- oder Personalakte. Hierbei spielt Vertrauen wieder eine große Rolle – so wird die friendWorks nicht selten ein Partner für unterschiedliche Themen.
efcom: Wie lauten die Zukunftspläne für friendWorks? Was werden Sie womöglich in 2030 anbieten?
friendWorks: Wir wollen auch zukünftig ein verlässlicher Software-Dienstleister rund um das Dokumentenmanagement sein, der sich permanent mit technischen Neuerungen und Evolutionen beschäftigt. Nur so können wir unsere Kund*innen und Partner*innen mit exzellenten Lösungen und Services, mit Expertise und Leidenschaft unterstützen und so unseren Teil zur Optimierung von Abläufen und Prozessen beitragen.
efcom: Wir sind sicher, dass Kund*innen im DACH-Raum einen Mehrwert an der Zusammenarbeit zwischen efcom und friendWorks haben werden. Wie sieht es aber mit unseren internationalen Kund*innen aus, profitieren die ebenso davon?
friendWorks: Ja, selbstverständlich. Unsere Dienstleistungen beschränken sich nicht nur auf den deutschsprachigen Raum. Genauso können wir auch Rechnungen außerhalb von DACH digitalisieren und zur Weiterverarbeitung in ef3 bereitstellen. Bisher waren wir insgesamt auf vier Kontinenten unterwegs. Insofern sind den efcom-Kund*innen im Factoring-Business im wahrsten Sinne des Wortes keine Grenzen gesetzt.
efcom: Vielen Dank für die interessanten Einblicke, Herr Eisler!
